“Wat is hij nou eigenlijk aan het doen?” “En waarom moet het allemaal zo lang duren?” Die vragen worden regelmatig gesteld binnen organisaties waar ik net binnen ben. De eerste twee à drie maanden lijkt het soms of ik maar een beetje loop te niksen. Maar niets is minder waar! Juist in die eerste maanden verricht ik essentieel werk: ik leg de basis voor alles wat daarna nog komt. En dat doe ik heel bewust. Door juist níét meteen uit de startblokken te schieten, maar door eerst te vertragen. Door te kijken, te analyseren, te voelen en te verbinden.

Een nieuw project tot een succesvol resultaat leiden, een haperend proces vlot trekken of verandering realiseren binnen een organisatie: het is allemaal mensenwerk. Daarom is het naar mijn idee belangrijk om allereerst te investeren in een goede relatie met de betrokken mensen. Een gesprekje bij de koffieautomaat, even een gebeurtenis delen die je raakte, onthouden welke studie de dochter van die ene medewerker deed… Het is simpel en tegelijkertijd van onschatbare waarde. Want het mooie is: als je die persoonlijke verbinding eenmaal hebt, is het zó veel gemakkelijker om op werkniveau samen stappen te zetten. Om toe te werken naar doelstellingen en om draagvlak te creëren voor alles wat je binnen een organisatie wil bereiken. Het bouwen aan die persoonlijke verbinding kost in het begin wat tijd, maar levert gedurende het traject zó ontzettend veel op. Versnellen door te vertragen!

Het persoonlijke contact dat voor mij zo belangrijk is, hangt bovendien nauw samen met iets anders dat binnen mijn visie centraal staat: sturen op het proces, niet op de inhoud. Ik leg verantwoordelijkheden liefst bij de mensen zelf, zíj weten immers het beste waar ze inhoudelijk gezien mee bezig zijn. Ik betrek ze bij alle belangrijke beslissingen, want zij hebben veel meer inhoudelijke kennis dan ik. Bovendien leidt meer verantwoordelijkheid bij mensen tot meer betrokkenheid, meer zelfvertrouwen én meer zin om het project tot een succes te maken. Simpel gezegd: alles wordt leuker! En die motivatie hebben we nodig op het moment dat we daadwerkelijk van start gaan.

In die eerste maanden ben ik daarnaast bezig met analyseren en het opzetten van een gestructureerd proces. Gaan we projectmatig werken en hoe dan? Wat moet er wanneer gebeuren? Wat kost dat aan tijd en capaciteit? Ik stel een planning op die ambitieus lijkt (en is), maar die na deze zorgvuldige opstartfase vaak verrassend snel gerealiseerd kan worden. Op het plan van aanpak dat ik na een paar maanden presenteer, komen regelmatig sceptische reacties: kán dit allemaal wel? En kan het ook zo snel? En dán komt mijn voorwerk van pas, want met veel draagvlak, gemotiveerde mensen en een samen ontwikkeld en doordacht plan, blijken we ineens verrassend snel te kunnen werken.

Dus mocht je mij inschakelen en mocht je je daarbij afvragen: waarom moet dat allemaal zo lang duren? Weet dan dat ik bewust vertraag om daarna te kunnen versnellen. Zodat we na een gedegen warming-up samen drie keer zo hard uit de startblokken kunnen schieten.

Gijs van Oorschot